Auf zum neuen Standort – alles Wichtige zum Umzug von Unternehmen
Umzüge sind immer eine logistische Herausforderung. Das gilt sowohl im privaten Bereich als auch in verschärftem Maße dann, wenn es um den Wechsel einer Produktionsstätte oder den Büroumzug eines Unternehmens geht. Der laufende Betrieb muss in der Regel auch in dieser Phase weitergeführt werden. Entsprechend wichtig ist eine besonders gründliche Planung gerade bei dieser Art von Umzügen.
Eine Übergangsphase einplanen
Wenn es zum Umzug eines Unternehmens kommt, hat dies meist damit zu tun, dass die räumlichen Kapazitäten am bisherigen Standort nicht mehr ausreichend sind. Idealerweise sollte die Arbeit am neuen Standort direkt aufgenommen werden können, wenn sie am bisherigen Ort eingestellt wird. Entsprechend macht in der Regel ein längerer Zeitraum für den Umzug Sinn, bei welchem Maschinen, Material und Einrichtung nach und nach transportiert werden. Die Arbeitsplätze am neuen Standort dürften so eingerichtet sein, dass sie möglichst wenig Platz verbrauchen. Für deren Einrichtung wird jedoch ein gewisses Maß an Fläche benötigt, um Kartons zu Stapeln, Möbel wieder aufzubauen etc.. Geschieht dies für alle Arbeitsplätze gleichzeitig, so kommt es schon wegen Platzmangels zu Verzögerungen. Wenn möglich macht die Verlegung einer Produktionsstätte oder ein Büroumzug deshalb in gestaffelter Form Sinn.
Eine sinnvolle Vernetzung
Im Rahmen des Umzugs müssen zahlreiche Aufgaben miteinander verzahnt werden. Sobald etwa die Möbel am neuen Standort wieder aufgebaut sind, kann im nächsten Schritt die technische Einrichtung erfolgen. Direkt im Anschluss sollten dann die Mitarbeiter ihre neuen Arbeitsplätze einrichten. Die Reibungsverluste sind dabei umso geringer, je besser der Informationsfluss im Vorhinein gestaltet wurde. Hektische Telefonate nach Abschluss der jeweiligen Arbeiten helfen hier nicht weiter. Sinnvoller sind E-Mail Verteiler, Whatsapp Gruppen etc.,. Dadurch sind alle Beteiligten immer auf dem selben Stand. Neben einer globalen Gruppe für die großen Leitlinien sollten außerdem Untergruppen zu den einzelnen Bereichen und Abschnitten des Umzugs gebildet werden, damit wichtige Informationen nicht in einer Flut von Daten untergehen., sondern jeder jederzeit gezielt Zugriff auf die gerade aktuellen Themenbereiche hat und dort schnell fündig wird.
Klare Termine setzen
Da der Umzug aus den genannten Gründen nicht auf einmal vonstatten gehen kann, werden in dieser Phase sowohl Arbeiten am alten wie auch am neuen Standort parallel stattfinden. Sofern Sie den Umzug mit zu verantworten haben bedeutet dies, dass Sie immer nur einen der beiden Orte selber überwachen können und sich am anderen Ort darauf verlassen müssen, dass die Arbeiten in der vereinbarten Form erledigt werden. Um hier trotzdem ein ausreichendes Maß an Kontrolle zu haben ist die Festlegung klar geregelter Termine unverzichtbar. Werden diese nicht eingehalten oder ist dies absehbar, muss unmittelbar eine Rückmeldung bei Ihnen erfolgen. Nur so haben Sie die Möglichkeit, auf Verzögerungen so zu reagieren, dass nicht der komplette Prozess in Schieflage gerät.
Mit einem erfahrenen Partner arbeiten
Im Rahmen dieses Artikels kann es nur um die wesentlichen Grundlagen gehen. Der Teufel steckt aber auch bei Umzügen im Detail. Ist das alte Mobiliar am neuen Standort noch zweckmäßig? Sind Lieferanten und Kunden über den Umzug informiert? Ist die Adressänderung im Handelsregister eingetragen? Sind noch Renovierungsarbeiten am angemieteten alten Standort notwendig? Diese und viele andere Fragen sollten geklärt sein, ehe der erste Karton gepackt wird. Deshalb ist für einen solchen Umzug die Zusammenarbeit mit einem in diesem Feld erfahrenen Umzugsunternehmen so gut wie unverzichtbar. Denn in der Regel ist nichts teurer als Stillstand, weil bestimmte Arbeitsgeräte nicht rechtzeitig an ihrem neuen Platz sind. Ein vollständig in Eigenregie vorgenommener Umzug stellt sich deshalb häufig im Nachhinein als das berühmte Sparen am falschen Ende heraus.
